A continuación te queremos brindar información general sobre los Pasos para realizar tu certificado laboral en Colombia, que corresponde por Ley, su contenido y para que pudiese ser necesario, es bien sencilla y esperamos te sirva de guía.
ÍNDICE DE CONTENIDO
¿Qué es el certificado laboral?
Entendemos como Certificado Laboral, al documento que emite la empresa/empleador donde hace constar el tiempo o antigüedad que una persona/empleado ha prestado sus servicios, así como el cargo, nivel o el tipo de labor que ha desempeñado en ella, el tipo de contratación y el salario devengado.
Es frecuente, que sea firmada por personal administrativo, con un nivel jerárquico dentro de la organización que avala la historia que allí se cuenta, como por ejemplo, el responsable del área de Recursos Humanos, Jefe de Personal, o con un término más actual como el Gerente de Talento Humano.
Basándonos en el Marco legal, nos referimos al Código Sustantivo de Trabajo, en su Artículo 57, Numeral 7, donde se especifica que el documento de Certificación Laboral, es emitido a solicitud del empleado, tantas veces como sea requerido y estando activo en la empresa, pero es de obligatoriedad su emisión, al finalizar la Relación Laboral, sin menoscabo, por la razón de termino de esta relación laboral.
¿Qué información debe contener?
Siendo que este documento es una historia corta, se deben identificar a los dos protagonistas de la misma, por lo que debe contener:
Del Empleado:
- El nombre del empleado
- Su número de documento de identidad (Cédula de identidad, Pasaporte)
- La fecha de ingreso a la empresa
- La fecha de egreso o fin de la relación laboral, si fuese el caso
- El cargo, nivel o labor desempeñada
- El tipo de contrato (a tiempo indefinido o definido)
- El monto del salario que devenga o devengaba
De la Empresa:
La otra parte de la historia, está representada en el Logo o nombre de la empresa u organización, así como el nombre y cargo de la persona que avala la información, igualmente el número de su documento de identidad o código de empleado y el número de teléfono donde pudiese ser contactada, en caso de ser necesario.
Casi siempre la papelería oficial de la empresa, muestra más información de la misma, por nombrar algunas: la dirección física de su sede, números de teléfonos varios, la dirección de correo electrónico o su página web.
¿Cómo debe estar redactado?
En cuanto a la redacción, no se puede ser muy creativo, pues la Ley es bien precisa en la información que debe contener, es un documento muy sencillo de elaborar, debe ser con palabras claras y precisas, no rebuscadas, con orden, pulcritud y sentido, con el uso correcto de los signos de puntuación y bajo las normas básicas de redacción.
Hoy en día, las empresas cuentan con plantillas o formato pre-elaborados, donde solo se deben colocar los datos del empleado, así como también el uso de aplicaciones electrónicas, que igualmente se completan por medio de campos o espacios diseñados para este fin, lo que nos asegura, que la redacción del Certificado ya ha sido revisada y aprobada.
Para evitar errores en la emisión del Certificado Laboral, sugerimos que antes de elaborarla, sea cual sea el medio que se utilice, revisar los siguientes puntos:
- Contar con los datos claros y exactos del empleado, nombres y apellidos, tipo y número del documento de identificación.
- Confirmar el cargo desempeñado por el trabajador
- Validar el salario devengado por el empleado por los servicios prestados.
- Cuál es o fue el tipo de contrato bajo el que trabajo.
- Confirma las fechas de ingreso y/o egreso, que determinarán el tiempo total de la Relación Laboral.
Al tener toda la información necesaria, ordénala según la forma que se ha decidido dar a la certificación y por último:
- Lee y revisa con atención la Certificación ya redactada, para confirmar que todos los datos son los correctos tanto la relacionada con el empleado como con el empleador.
- Se suele finalizar con una despedida corta y amable
Se da el caso que un empleado, durante el tiempo de Relación Laboral, haya ocupado varios cargos y varios tipos de contrato, pueden ser integrados todos en el mismo certificado, detallando cargo/contrato/tiempo o realizar un certificado con cada especificación, quedando el uso de esta forma bajo la decisión del empleador, o a requerimiento del empleado o de quién le solicita la certificación.
Ejemplos de formatos
¿Para qué es necesario el certificado laboral?
Es importante para la persona o empleado, poder contar con las certificaciones laborales de las empresas donde ha trabajo, ya que en muchos casos, los posibles nuevos empleadores pueden valerse de ellas para apoyar la información o datos que se hayan expresado verbalmente o en el resumen o Currículo Vitae.
Generan confianza y validan la experiencia, experticia y habilidades en determinadas áreas, así como la continuidad laboral, progreso e incrementos de salario de acuerdo con la responsabilidad demostrada en cada actividad.
Es muy frecuente, que al realizar gestiones con entidades bancarias, como son las solicitudes de créditos, está certificación sea requisito indispensable para la fluidez y aprobación de los mismos, pues con la Certificación Laboral, se da fé de los ingresos que en algún momento se devengaron o devengan.
Por estas razones, la información obligatoria, que contiene la Certificación, no excluye la posibilidad de poder adicionar otros datos, que enaltezcan la Relación Laboral según algún caso en particular, no está demás indicar que cualquier comentario que se agregue debe ser positivo, no se permite adjetivos negativos o que dañen el perfil laboral del trabajador.
¿Quiénes lo solicitan?
Las certificaciones laborales son solicitadas por las entidades de crédito, como criterios de aprobación, ya que les sirve para conocer los ingresos devengados, y validar que el solicitante mantiene una relación laboral con una empresa y tiene asignado un cargo o puesto, tal y como lo manifiesta en las solicitudes de la entidad.
También suelen ser requeridas por instituciones escolares, para garantizar el pago oportuno de las mensualidades y matrículas escolares.
En caso de Arrendamientos, pueden ser necesarias para dar fé, de la responsabilidad y seguridad en que van a ser honrados los compromisos a ser adquiridos.
Las empresas, tienen la costumbre de solicitar la certificación laboral para cuando una persona opta por un cargo o puesto vacante, siendo que los datos confirman la capacidad académica, habilidades y experiencia para satisfacer las necesidades del perfil solicitado.
En este último punto, es importante destacar que según la Ley, el empleador tiene la obligación legal de emitir la Certificación, donde se afirma la ocurrencia de unos hechos, en este caso, la prestación de servicios para desarrollar un cargo, con un tiempo y salario determinado, más no está obligado a expedir una recomendación, que es una carta donde se resaltan las habilidades, aptitudes y capacidades de una persona para desarrollar una labor especifica.
El empleador voluntariamente puede dar una carta de recomendación, siempre y cuando el empleado haya tenido un desempeño óptimo en sus obligaciones laborales, por lo que no habrá obstáculos para conseguir la recomendación. En caso que el empleador se niegue a emitirlo, no hay Ley que lo obligue.
¿Quién lo avala?
La emisión de la Certificación Laboral, está apoyada en el Código Sustantivo de Trabajo, en el artículo 57, numeral 7, donde se contempla la obligación del empleador de emitir una certificación al trabajador, donde se haga constar el tiempo de servicio, el salario devengado y la labor ejecutada.
Siendo de esa manera, el empleador avalará el escrito con el nombre de la compañía, el número de identificación tributaria con la firma del encargado de recursos humanos, su nombre, cargo y sello, así como el uso de la papelería y símbolos oficiales de la empresa.
