¡Hey, tú! De seguro has venido a este artículo porque tienes dudas sobre el certificado de ingresos y retenciones. Es muy normal que a los asalariados les pidan, como requisito para solicitar un crédito u otros beneficios en bancos y ademanes, este certificado.
Ahora, no siempre se sabe cómo solicitarlo y más cuando no se es un asalariado, ya que los requisitos pueden variar. Pues bien, sigue leyendo y te informarás sobre todos los requisitos para solicitar un certificado de ingreso y retenciones. ¡Recuerda! Ten papel y lápiz a mano o una nota digital donde puedas anotar todo lo que creas importante. ¡Vamos a ello!
ÍNDICE DE CONTENIDO
¿Qué es?
Para no ponernos técnicos, haremos esto muy simple.
Un certificado de ingreso y retenciones es un informe certificado del estatus de ingresos y retenciones que le puede pedir un empleado a su patrono o a la empresa en la que labora. Aquí se pueden apreciar como pagos de seguros sociales o retenciones, en cualquier caso; cotizaciones, salarios base, entre otros tipos de conceptos que daremos más adelante.
¿Cuál es su función?
El certificado de ingresos y retenciones sirve más para la persona que lo recibe que para la persona que lo forma o entrega.
Debido a que, para la persona que lo solicita o entrega, es simplemente un requisito más a entregar para hacer una determinada operación.
En cambio, para la persona que lo recibe, esto pasa a ser una garantía o un método de verificación de si los estatus que alega tener la persona en cuestión son legítimos. También, para ver si la situación económica que tiene la persona que facilita el certificado es adecuada o no, para la operación que quiere hacer o el servicio que esté solicitando.
Un ejemplo simple de esto, es para aquella persona que quiera solicitar un crédito al banco. El banco es el que hace o necesita una prueba legitima del estatus económico de la persona que solicita el crédito.
Un ejemplo no tan sencillo, es el de las haciendas. Aquí, es donde un certificado de retenciones es especialmente útil. Ya que le sirve a la persona que acoge el certificado de retenciones, para que así pueda acreditar o justificar todos los datos suministrados por la persona en cuestión. Debido a que con esta información es que la hacienda podrá o no, aceptar las declaraciones de renta de la persona en cuestión.
¿Qué instituciones y organismos lo solicitan?
Por lo general, la piden las instituciones bancarias a las cuales se les solicitará un crédito, aunque, algunas las piden
por otras cuestiones. Por otro lado, también lo pueden pedir personas naturales privadas a las cuales se les vaya a pedir un servicio, y para tener seguridad al hacerlo, piden un certificado de ingreso y retención.
Además, se necesitará cuando se tenga que hacer una declaración sobre la renta, por lo cual, el organismo ante el cual se haga esto, claramente, lo pedirá.
¿Cuáles son los requisitos que se ameritan para poder obtenerte el certificado de ingresos y retenciones?
Claro está que, para poder obtener el certificado, se debe de cumplir con una serie de requisitos. Así mismo, se amerita que los certificados de ingreso y retenciones tengan o dispongan de una información determinada, así como documentos que deben hacer constar.
Documentos Necesarios
Los documentos necesarios varían según el tipo de certificado que se pretenda pedir o el que te esté solicitando que entregues. Aunque nos estamos especializando en el certificado de ingresos y retenciones, facilitaremos los requerimientos de otros que puede ser que necesites.
En cuanto al certificado de ingresos y retenciones, este es dado una vez al año a los empleados de una empresa. Este debe de describir el estatus del año anterior al que se esta emitiendo. Según el art. 379 de la ET, este tiene que estar compuesto por:
- Un formulario adecuado para este certificado, el que debe de estar firmado y legitimado.
- El año del cual se está haciendo constancia, así como el lugar donde se está haciendo la retención.
- Los datos de identificación del empleado que pide el certificado de ingresos y retenciones.
- El número de cédula de identidad del empleado en cuestión.
- Identificación de la persona o ente que vaya a efectuar la retención. Si no se dan los nombres, se tiene que, al menos, dar una identificación de la razón social.
- Se tiene que especificar la dirección de la persona o ente que vaya a efectuar la retención.
- Tiene que colocarse los montos de los pagos y/o abonos que se hayan hecho en beneficio del empleado, así como la razón de estos. Así mismo, los montos de las retenciones hechas.
- Tiene que estar debidamente firmado por el patrono o persona que sirva como representante de este. Al tiempo, que también debe de estar firmada por el retenedor. Estos deben de comprobar y dejar constancia de que los datos suministrados son verídicos. También que no haya otros pagos o créditos en beneficio del empleado en el lapso que comprende tratar el certificado. De la misma manera, que los pagos hechos, se hicieron bajo y siguiendo la legislación vigente
Ahora bien, existen casos de que se den certificados de ingresos y retenciones hechas por empleados que se clasifiquen como “no declarantes”. En estos casos, se amerita documentos o información adicional. Estos son:
- Se amerita que se den montos de los pagos o ingresos recibidos o dados en beneficio del empleado. La diferencia radica en que estos pagos tienen que ser dados por entes o empresas distintas a la empresa con la cual se mantiene la relación laboral. Así mismo, de debe tener un importe de retención dada o efectuada por dicha empresa.
- Se debe de demostrar el vínculo que existe entre el patrimonio en bruto y su valor. Esto se debe de hacer con el patrimonio que tiene al finalizar el año. También, debe de darse el valor de las deudas que sean poseídas y no saldadas en la actualidad.
- El empleado debe de expresar que cumple con las obligaciones que dan las normas en la ley de empleados que no sean declarantes. Esta expresión debe de ser por escrito y consiste en la firma del empleado. La expresión debe de hacerse por el año del cual se quiere hacer el certificado de ingresos y retenciones.
Por último, tenemos los certificados de ingresos y retenciones que son de índoles diferentes a los anteriormente mencionados. Estos deben de contener en su composición:
- El año sobre el cual se va a hacer el certificado de ingresos y retenciones. Así mismo, el lugar donde se haya efectuado la retención.
- Especificar los datos de localización de la persona o ente que vaya efectuar la retención.
- Identificación del ente o persona a quien con quien se va a efectuar la retención. De no colocarlos, al menos, se debe de colocar la razón social por la cual se hizo la retención.
- El valor y el concepto por el cual se ha hecho la retención respectiva.
- Que firme el ente que funcione como retenedor. De no hacerlo, en cambio, puede firmar quien haya funcionado o actuado como pagador.
Pasos a seguir para adquirir o realizar el certificado de ingresos y retenciones
Aunque no hay un delineamiento especifico a seguir o reglamentado por las leyes, logramos conseguir uno. No es obligatoria cada parte, pero se podría decir que es la forma más práctica de hacerlo.
- Primero hay que establecer en el Sistema de Información de Recursos humanos el lapso sobre el cual va a versar el certificado. Así mismo, datos como los activos, el patrimonio y otros requerimientos que pida el certificado.
- Llevar a cabo la formulación de un listado resumen. Esto es, como tal, lo que avala y legitima el certificado en sí.
- Necesitas hacer un examen obligatorio de la lista o directorio de control. Chequea que todos los montos estén en orden con los del año anterior. De haber algún falló o anomalía, identifica en que hay un error y corrígelo a la brevedad posible.
- Haz de nuevo los certificados, de ser necesario.
- Ahora, para finalizar, entrega el certificado de ingresos y retenciones en la tesorería o lugar que sea responsable de recibirlo. También, debes de guardar los listados de control en su respectivo archivo.
Preguntas frecuentes que se suelen realizar al finalizar el certificado o cuando se es solicitado como requisito
Algunas preguntas que suelen surgir cuando se está en este proceso son:
- En caso de que ya no trabaje para la empresa o que esta se disolvió ¿Qué hago?
Sin mayores complicaciones, ve hacia una hacienda. Inclusive, cuando la empresa aun exista, pero terminaron en malas relaciones, puedes ir a la hacienda.
- ¿Es de índole obligatoria para las empresas y entidades dar el certificado de ingresos y retenciones?
En un principio, sí. Las empresas, entes y personas naturales están obligados a ello. Si les has suministrado algún servicio o trabajos por los que hayas recibido un pago, tienen esta obligación.
- ¿Es de alguna forma penado el no entregar el certificado de ingresos y retenciones?
De hecho, sí. Las empresas que se opongan a hecho, pueden ser penadas con leves multas tributarias por cada certificado que haya sido denunciado.
Como has podido ver, el proceso de sacar un certificado no es nada complicado. Dirígete a las oficinas de tu empresa y solicítales tú certificado si lo requieres. Solo procura que este cumpla con todos los requisitos que te hemos señalados. Esperamos que se te haya hecho amena la lectura y que haya sido de utilidad. Hay artículos con requerimientos de documentos similares, no dudes en leerlos. Gracias por leernos.
